martes, mayo 24, 2022
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La lista de verificación definitiva para elegir un lugar (¡el número 5 le ahorrará tiempo y dinero!)

¿Quieres saber cómo elegir el lugar perfecto para tu evento? Un lugar es un elemento importante que establece el tono de su evento, por lo que es importante hacerlo bien. Antes de poner su corazón en un espacio, asegúrese de saber exactamente qué tipo de requisitos y expectativas tiene para su lugar.

Para ayudarte, Hemos elaborado una práctica lista de verificación para la planificación de eventos con todas las preguntas que debe hacer al buscar lugares..

1. El costo

Una de las mayores consideraciones al elegir qué lugar contratar es el presupuesto. Sin duda, tiene un rango de precios en mente, pero a veces no es tan blanco o negro como alquilar una habitación. Salas de reuniones, lugares para conferencias o espacios para fiestas, cualquiera que sea el tipo de lugar, todos ofrecen diferentes puntos de precio. Todos calcularán los precios del espacio de manera diferente, las tarifas de alquiler, el costo por persona y el gasto mínimo son todos modelos de precios comunes y el que elija puede marcar una gran diferencia en el costo final.

Haga su tarea antes de su primera reunión con el gerente de cualquier lugar, lea los precios de mercado del lugar para saber qué esperar. Sepa exactamente lo que está incluido antes de firmar la línea de puntos. No tengas miedo de negociar tampoco. Ser flexible en la fecha puede ayudar, ya que ciertos días de la semana suelen costar menos. Recuerda siempre confirmar el costo, fechas, horarios y detalles en un contrato por escrito.

la casa de la reina

2. La ubicación

Reserve un lugar en una ubicación conveniente. El acceso al lugar debe ser fácil, conveniente y estar disponible durante la duración del evento. Es posible que deba verificar los enlaces de transporte público, el acceso al aeropuerto y si hay estacionamiento en el lugar o servicio de valet. El uso de una plataforma de mercado de lugares en línea hará que este proceso sea especialmente fácil, ya que puede ajustar el mapa para mostrarle solo los lugares en un área en particular.

Plaza de Euston, 30
Plaza de Euston, 30

3. Fecha y Temporada

¿Por qué es esto tan importante? Bueno, varios factores pueden influir en su fecha preferida. Si bien el clima nunca es seguro, al menos puede esperar un día cálido y soleado para su fiesta al aire libre en el verano y saber que una habitación acogedora con chimenea será acogedora en el invierno. Y recuerda: cada vez que reserves un espacio con un bonito jardín, asegúrate de que el lugar tenga un Plan B en caso de que empiece a llover.

Otra cosa a tener en cuenta es que en temporada alta tendrás que reservar con antelación. ¿Cuándo debes contratar? La respuesta es simple: tan pronto como sea posible, así que hable con el gerente sobre el mejor momento para reservar y hágalo antes de que se quede sin lugares para la fiesta de Navidad o la cena de Año Nuevo que todos los demás también están planeando.

Dicho esto, si no puedes planificar tu evento con antelación, puedes intentar aprovechar las ofertas de última hora que ofrecen algunos lugares. Realmente no debes confiar en esta última opción, aunque es posible contratar un lugar en el último minuto, no lo recomendamos.

el mono de george
el george y el mono

4. Capacidad

Junto con el presupuesto, la cantidad de invitados es el aspecto más crucial de la planificación de eventos, ya que lo ayudará a eliminar rápidamente muchos lugares solo en función de su capacidad. Intente utilizar plataformas de búsqueda en línea con filtros que le permitan especificar la capacidad del lugar que necesita, ya sea que necesite algo pequeño o grande.

Elija un lugar que tenga el tamaño adecuado para su evento. Reservar un lugar que solo pueda acomodar la cantidad de personas que espera ayudará a darle a su evento un ambiente animado y ahorrar dinero. Sin embargo, hay que tener en cuenta un último detalle: si está promocionando un evento como una conferencia o una fiesta, es posible que tenga más invitados de los que esperaba, así que no seleccione un lugar con la capacidad adecuada, elija un lugar amplio espacio en su lugar.

Galería Whitechapel
Galería de la Capilla Blanca

5. Estilo

Piense en el tipo de lugar que mejor se adapte a su estilo de evento. Puede ahorrar dinero eligiendo un lugar que se adapte al tema o estilo de su evento.

Se específico. ¿Estás buscando organizar una cena de Navidad o una fiesta de Navidad? Si te detienes a pensarlo, te darás cuenta de que tienen necesidades diferentes. Cada tipo de celebración tiene el tipo de lugar adecuado para ella, y puedes averiguar fácilmente qué lugar tiene más experiencia en el tipo de evento que estás planeando. El lugar ideal para su función ha realizado eventos similares en el pasado y comprende lo que se necesita para que su evento sea un éxito. Si comienza definiendo su evento tanto como pueda, ya sea que esté buscando algo único, lujoso o cualquier otra cosa, estará en el camino correcto.

viejo billingsgate

6. Diseño

¿Cuál sería la mejor distribución de asientos para su evento? Según el tipo de interacciones que desee que tengan sus invitados, puede elegir una sala de juntas, un espacio para conferencias, un diseño de comedor o incluso estilo cabaret. Hay muchos lugares que pueden adaptar sus salas a varios diseños, pero algunos también tienen un diseño fijo en ciertas salas, así que asegúrese de confirmar que el lugar que ha elegido puede adaptarse a sus preferencias antes de reservar.

Asegúrese de que el lugar tenga espacio para todos los aspectos de su evento (como una ceremonia y un área de recepción para una boda o un escenario y un vestidor para una presentación en vivo). A veces, esto no está claro hasta que realiza una visita al sitio. Y no se preocupe, si está lejos o simplemente no puede llegar allí, las plataformas de lugares en línea como Tagvenue pueden ayudarlo a programar una visita virtual al sitio con el administrador del lugar.

Liverpool poco común
Calle de Liverpool poco común

7. Restauración

Si ha decidido que su lugar seleccionado proporcione el catering, no dude en decirles sus requisitos específicos, ya sean veganos, halal, kosher, etc. Además, pregunte si puede hacer una degustación del menú y lea las reseñas. sobre sus eventos pasados ​​para averiguar si su comida fue fabulosa o si debería considerar otras opciones.

Si desea hacerse cargo del catering usted mismo, debe preguntar en el lugar cuáles son sus opciones en cuanto a comidas y bebidas. ¿Se le permitirá traer su propio champán? Descubrirá que muchos lugares ya tratan con proveedores de catering externos que podrían ser útiles. Siempre vale la pena preguntarle al gerente del lugar todas las opciones antes de buscar empresas de catering o bebidas.

Vinoteca Marylebone
Vinoteca Marylebone

8. Servicios e Instalaciones

Los lugares ofrecen diferentes niveles de servicio e instalaciones. Al reservar su evento, asegúrese de que el lugar pueda satisfacer sus necesidades específicas. Haga una lista de esas necesidades especiales y compárela con la lista provista por el lugar. Estos pueden incluir:

  • Estacionamiento (¿el lugar tiene estacionamiento en el lugar?)
  • Instalaciones de cocina
  • Equipo (como equipo AV)
  • Espacio adicional (como un guardarropa o sala de descanso)
  • Seguridad
  • Licencias (¿necesita un lugar con una licencia de alcohol o boda?)
  • Restricciones (como restricciones de ruido o fotografía)
  • Tarifas adicionales (como una tarifa de descorche, tarifa de horas extra o tarifa de cancelación)

También vale la pena saber quién será responsable de la decoración y la limpieza, así como si tendrá uso exclusivo del lugar.

Municipio poco común
Municipio poco común

9. Tiempo

Al contratar un lugar al aire libre, asegúrese de tener un plan de lluvia en caso de mal tiempo.

Leonardo Royal Londres San Pablo
Leonardo Royal Londres San Pablo

¡Consejo extra!

Después de marcar todas las casillas de esta lista de verificación, asegúrese de saber quién será su persona de referencia en el lugar el día de su evento. Tener a alguien que se ocupe de cualquier problema que surja ayudará a que su evento se desarrolle sin problemas.


¿Está organizando un evento, pero no está seguro de dónde buscar primero cuando se trata de alquilar un lugar? ¡Déjanos ayudarte a encontrar el lugar ideal para ti!



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