martes, mayo 24, 2022
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Cómo elegir un lugar para la conferencia

Elegir el lugar adecuado para la conferencia puede hacer o deshacer su evento. Esto es algo que definitivamente debería estar en la parte superior de su lista de tareas pendientes de la conferencia. Después de todo, el lugar tendrá un gran impacto en su presupuesto y marcará la pauta para toda su conferencia. Los detalles críticos, como la fecha de su evento, dependen del espacio que seleccione, por lo que es importante elegir sabiamente. Para ayudarlo, aquí hay 7 cosas que debe considerar al buscar lugares en Londres, Manchester, Birmingham o Edimburgo.

1. Presupuesto

Tenga en cuenta el resultado final al abordar la logística de su evento. Tómese el tiempo para conocer el costo de contratar un lugar para la conferencia, ya que es un elemento de costo significativo y debe asegurarse de ceñirse a su presupuesto. Si ha encontrado el lugar perfecto para la conferencia, vale la pena preguntarse si puede obtener un precio más bajo a cambio de un contrato de varios años. Ser flexible en la fecha también puede ayudarlo a obtener una tarifa con descuento, ya que ciertos días de la semana tienden a costar menos. ¡No tengas miedo de negociar!

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2. Ubicación

Elegir una ubicación conveniente es una forma de maximizar la asistencia. No olvides preguntar por las conexiones de transporte público, acceso al aeropuerto y hoteles cercanos. Un amplio estacionamiento o servicio de valet también es importante para los asistentes que elijan conducir ese día. Puede brindar oportunidades adicionales para establecer contactos asegurándose de que los restaurantes y otras atracciones en el área estén abiertos antes y después de su evento.

Teatro acuático de Canadá
Un lugar como Canada Water Theatre está convenientemente ubicado sobre una estación de metro.

3. Capacidad

Asegúrese de que los asistentes tengan asientos cómodos en todas las sesiones, así como espacio para relajarse durante los descansos. No elija un lugar con asientos estilo teatro cuando los delegados necesiten tomar notas o usar computadoras portátiles. Del mismo modo, una sala de conferencias demasiado grande hará que parezca que la mitad de los asistentes no se presentaron.

Galería Whitechapel
Los espacios flexibles ofrecen una fácil organización en
Galería Whitechapel.

4. Características

Reserve un lugar que tenga todas las comodidades que necesita para su evento. Esto incluye equipo de A/V, micrófonos, instalaciones de cocina y acceso para sillas de ruedas. Tenga en cuenta las capacidades de configuración, prestando atención a la disposición de los asientos y las áreas de los patrocinadores. Compruebe si puede utilizar las salas de descanso y el espacio de exposición, o contratar al servicio de catering de su elección. Si el lugar ofrece servicio de catering en el lugar, pregunte si puede acomodar alergias alimentarias o dietas especiales.

Casa Rsa
Lugares únicos para un evento memorable en RSA House

5. Dotación de personal

Tendrá mucho en su plato el día de su conferencia, así que asegúrese de que haya suficiente apoyo de conserjería, personal de servicio y seguridad. También debe determinar si habrá un coordinador de lugar dedicado en el sitio para ayudar con cualquier problema. Compruebe si habrá soporte técnico disponible durante su conferencia, para que sus presentaciones se desarrollen sin problemas y los asistentes no terminen deambulando en busca de Wi-Fi.

Salón del condado de Park Plaza
La elegante configuración ayuda a establecer el tono para una conferencia en Park Plaza County Hall London

6. Marca

Sea consciente de las partes interesadas y los patrocinadores eligiendo un lugar que esté claramente alineado con la imagen que desea proyectar. No olvide preguntarle al gerente del lugar si habrá otros eventos en el lugar que no coincidan con su conferencia o mensaje de marca. También vale la pena averiguar qué oportunidades de señalización y marca están disponibles. ¿Puede colocar letreros en el ascensor o anunciarse en las pantallas de plasma internas? La marca es importante, ¡así que asegúrese de que puede hacerlo!

Plaza Cavendish nº 11
Orangery en el número 11 de Cavendish Square ofrece un magnífico lienzo en blanco para cualquier conferencia.

7. Alojamiento

Si su evento dura todo el día o dura varios días, a menudo es mejor elegir un lugar de la conferencia con alojamiento en el lugar. De esa manera, los delegados pueden relajarse al final del día sin ningún viaje adicional.

el cristal
The Crystal es el lugar de conferencias tecnológicamente más avanzado y sostenible de la capital.

8. Disposición del lugar

Si está organizando una conferencia grande o de varios días, necesitará diferentes tipos de espacios. La forma en que elijas los espacios para reuniones, coffee breaks y expositores puede tener un impacto directo en el éxito de tu evento. Asegúrese de tener una idea del número de paneles y un programa básico ya escrito en un esquema antes de decidir el lugar. Algunos lugares para conferencias ofrecen arreglos flexibles que pueden convertir un espacio grande en dos o tres más pequeños si es necesario y este tipo de lugar puede hacer que su planificación sea mucho más sencilla.

Marylebone Habitaciones
Los lugares versátiles para eventos, como Marylebone Rooms, facilitan mucho la organización.

9. Opciones de alta tecnología

Asegúrese de que el lugar tenga suficiente wi-fi y otras capacidades de alta tecnología. Con muchos eventos que incorporan un nuevo componente híbrido moderno que permitirá que las conferencias se adapten tanto a aquellos que asistirán en persona como a aquellos que no puedan o elijan no hacerlo. Las capacidades de videoconferencia y grabación deben ser consideradas si esto también está en sus planes. También debe haber equipo audiovisual e iluminación adecuados.

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Descubra espacios para eventos modernos de alta tecnología como Techspace Shoreditch

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